Wie kannst du deine Buchhaltung beim BuchhaltungsButler automatisieren? Schauen wir uns mal ein paar Beispiele an – und dann schauen wir auch mal, wieviel Zeit (und Geld) man damit spart.
Zunächst einmal schauen wir, welche Automatisierungen der BuchhaltungsButler aktuell bietet.
Bestehende Automatisierungen beim BuchhaltungsButler
Folgende Automatisierungen bietet der BuchhaltungsButler bereits für alle Kunden:
- Automatische Zahlungszuordnung: Wenn du einen Beleg hochlädst und gleichzeitig bereits eine Zahlung gespeichert hast, die denselben Betrag abdeckt, dann schlägt der BuchhaltungsButler dir vor, diese Zahlung dem Beleg zuzordnen. Das ist super hilfreich – funktioniert aber z.B. nicht bei Fremdwährungen.
- Automatische Belegbuchung: Wenn du einen Beleg hochlädst, dessen Rechnungssteller du schon angelegt hast und bei dem es auch schon ähnliche Belege gibt, dann schlägt dir der BuchhaltungsButler vor, auf welches Konto du diesen Beleg buchen könntest. Auch super hilfreich!
- Automatische Belegerkennung: Wo wir schon bei Belegen sind – wenn du einen Beleg (üblicherweise eine PDF) hochlädst, dann versucht der BuchhaltungsButler, daraus die Daten auszulesen und dir für die Buchung direkt den Text in die jeweiligen Felder einzutragen. Konkret betrifft das z.B. den Rechnungssteller, die Rechnungsnummer, den Betrag, Währung und USt.-Satz.
Das deckt grob die aktuellen Automatisierungen beim BuchhaltungsButler ab. Bevor wir uns anschauen, was man noch automatisieren kann, sollten wir überlegen, bei welchen Vorgängen man in der Buchhaltung am meisten Zeit verliert.
Die Buchhalter, mit denen ich gesprochen habe, die den Butler nutzen, sind sich mehr oder weniger einzig, dass die drei größten Probleme die folgenden sind:
- Automatische Belegerkennung funktioniert nicht bei englischsprachigen Belegen
- Buchungen von Zahlungen in Fremdwährungen
- „Aufteilen“ von Belegen und Zahlungen, z.B. wenn eine Sammelzahlung den Gesamtbetrag mehrerer Belege umfasst
Von den obigen Probleme ist das Problem mit der Belegerkennung üblicherweise das größte. Wie kann man das also lösen?
Noch mehr im BuchhaltungsButler automatisieren: Automatische Belegerkennung
Eines der größten Probleme beim BuchhaltungsButler ist, dass die Belegerkennung von englischsprachigen Belegen nicht gut funktioniert. Konkret heißt das also, wenn man z.B. eine englischsprachige PDF hochlädt (z.B. eine Rechnung), dann füllt der BuchhaltungsButler nicht die Buchungsfelder dazu aus. Das sieht dann also so aus:
Die Textfelder rechts vom Beleg werden also leider nicht ausgefüllt. Man muss manuell also den Namen des Rechnungsstellers, die Rechnungsnummer, das Datum, den Betrag, die Währung und den USt.-Satz rüberkopieren.
Das kostet viel Zeit! Im schlimmsten Fall 1-2 Minuten pro Beleg.
Die gute Nachricht ist aber, dass wir mit unserer Software (KI-Buchhalter) das Problem gelöst haben. Wenn man sich für den KI-Buchhalter anmeldet, kann man ganz einfach seine Belege dort hochladen – anschließend extrahiert der KI-Buchhalter die relevanten Daten aus den PDF-Belegen und leitet sie an den BuchhaltungsButler weiter. Man hat also noch eine weitere Automatisierung für den BuchhaltungsButler zur Verfügung. Das sieht dann so aus:
Und das beste ist, man spart eine riesige Menge Zeit! Angenommen, du hast 100 Belege pro Monat und brauchst üblicherweise 1-2 Minuten pro Beleg – dann sparst du zwischen 1-3 Stunden. Pro Monat!
Der KI-Buchhalter rechnet sich also ab dem ersten Monat. Und das ganze ist wirklich ganz einfach. Falls du Interesse am KI-Buchhalter hast, klicke hier, um mehr zu erfahren.
